要点
1今月中に属人化を解消Zoho CRMのアカウントをお預かりし、APIで設定を取得してAIで現状を把握します。設定と運用ルールを文書化します。Phase 1：約20万円・約1.5か月（スケジュール調整で補助対象にも可）。
2補助金で仕組み化を拡張デジタル化・AI導入補助金2026で、顧客管理・月次配信・売上予測・請求書連携まで広げます。次の締切は 10/30 17:00 です。
3すぐできるコスト削減現在のCRMエンタープライズ（3ユーザー・月間払い）を年間払いにすると、年額で約5.1万円下がります。
1. 現状と課題（お打合せで伺った内容）
| 区分 | 現状 | 課題 |
|---|
| 体制 | Zohoを構築・運用していた営業リーダーが今月末で退職 | 設定がブラックボックス化し、来月以降の運用が止まるおそれ |
| 案件管理 | 見込みはスプレッドシート、確度が上がったらZohoへ転記。定着は約6割 | 二重入力、入力ルールがなく抜け漏れが多い、データを信頼できない |
| 顧客管理 | 取引先は登録済み。連絡先は名刺インポートで取引先と紐付いていない。完成度は約30% | 営業履歴・ミーティングログ・担当者・会社特性が残らない |
| 月次配信 | 毎月インフルエンサーリストを配信（メール中心、半分程度はLINE個別送信） | 手作業の負荷が大きい。宛先・手段の管理が属人的 |
| レポート | 売上予測を毎回手作業で作成 | Zoho内で集計できていない |
| 経理連携 | Money Forwardで請求書を作成し、Zohoに反映。以前あったチェックボックスでの請求書作成は廃止 | 経理側もブラックボックス気味 |
2. 目指す姿
- Zohoを唯一の正にする：見込み段階からZohoに入力し、スプレッドシートへの二重入力をなくします。
- 誰が見ても分かる設定・ルール：ステージの定義、入力のタイミング、担当者、必須項目を文書化し、担当者が替わっても運用が続く状態にします。
- 顧客との接点が全部残る：取引先・連絡先・商談・活動（メモ、ミーティング、配信）がつながり、次の提案に使えるようにします。
- 月次配信と売上予測を仕組みにする：配信先の抽出と送信、売上の見込み集計をZoho内で回します。
3. ご提案の全体像（2段階）
PHASE 1｜今すぐ
運用再設計パッケージ
200,000円
- 目的
- 属人化の解消・案件管理の定着
- 時期
- 10月上旬〜11月中旬（約1.5か月）
- 財源
- 自己資金（スケジュール調整により補助対象に含めることも可）
- 前提
- すぐ着手可能
PHASE 2｜交付決定後
補助金を活用した拡張
約140万〜240万円
- 目的
- 顧客管理・配信・売上予測・請求書連携の仕組み化
- 時期
- 交付決定（2026/12/10予定）後〜2027年5月
- 財源
- デジタル化・AI導入補助金2026（実質負担は約半額）
- 前提
- 採択が前提。不採択なら実施有無を再判断
Phase 1（20万円）も、タイミングとスケジュールを調整すれば補助金の対象に含められます。補助金は交付決定前の契約・支払い・作業を対象にしないため、10月中に着手する場合は自己資金になります。一方、Phase 1の契約・着手・支払いを交付決定（2026/12/10予定）より後にすれば、Phase 1の内容もPhase 2と同じ申請の導入関連費（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・研修）として補助対象にできます。進め方の比較は
6-7をご覧ください。いずれの場合も、自己資金分と補助対象分の作業範囲は重ならないように分けて見積もります。
4. Phase 1：Zoho CRM 運用再設計パッケージ
4-1. 進め方とスケジュール
| 週 | 内容 | 主な成果物 |
|---|
| 第1週（10月上旬） | キックオフ、Zoho CRMアカウントのお預かり（etika用ユーザーの招待）とAPI接続の設定、APIで設定情報を一括取得し、AIで現状を解析（モジュール・項目・レイアウト・ワークフロー・関数・権限・項目ごとの入力状況。キャンバスは画面で確認） | 現状設定スナップショット |
| 第2週 | AI解析の結果をもとに、退職予定の営業リーダー様へ確認ヒアリング（1時間程度、最優先）。設定の意図や運用上の例外など、データからは分からない点だけを確認。現状設定と業務フローの対応表を作成し、課題を洗い出し | 現状分析レポート |
| 第3週 | 業務フロー・すり合わせワークショップ（2〜3時間×1回）：スプレッドシートで管理している情報をZoho CRMへ入力する際のルール、商談の項目・ステージを更新するタイミングと担当、取引先と連絡先の紐付けの運用を決定 | 決定事項メモ |
| 第4〜5週 | 標準設定の範囲での設定改修（ステージ・必須項目・入力規則・ビュー）、取引先⇔連絡先の紐付け運用の整備、ビューと各画面で状況を確認・更新する手順の整備 | 改修済み設定 |
| 第6週 | 運用手順書・設定ドキュメントの納品、操作説明会、定例ミーティングの型のご提供 | 運用手順書、設定ドキュメント、定例アジェンダ |
4-2. 現状把握の進め方（API＋AI）
引き継ぎ資料や担当者の記憶に頼らず、Zoho CRMそのものから設定の現状を読み取ることを基本とします。
- アカウントのお預かり：御社のZoho CRMに、etika用のユーザーを管理者権限で招待していただきます（既存ユーザーのパスワード共有は不要です）。
- API接続：etikaがZoho CRMのAPIに接続します。現状把握の段階では読み取り専用の権限で接続し、データや設定は変更しません。
- 設定情報の一括取得：モジュール、項目（API名・データ型・選択肢・必須設定）、レイアウト、ワークフロー・承認・割り当てルール、関数、権限・プロファイル、レポート・ダッシュボード、項目ごとの入力状況を取得します。キャンバスはAPIで取得できない可能性が高いため、画面上で確認します。
- AIによる解析：取得した設定をAIで解析し、「どの項目・自動化が、何のために、どれくらい使われているか」「使われていない項目や、壊れている・矛盾している設定はどこか」を整理します。
- 人への確認は最小限に：退職予定の営業リーダー様には、AI解析で分からなかった設定の意図と運用上の例外だけを確認します。引き継ぎ資料（業務フロー・支払いルール等）があれば補足として参照します。
この進め方の利点
- 短期間で、設定の漏れなく全体を把握できます。退職前の限られた時間を、意図の確認に集中して使えます。
- 取得結果がそのまま設定ドキュメントの土台になるため、属人化が再発しにくくなります。
- 同じ手順で再取得できるため、改修前後の比較や、今後の定期点検にも使えます。
安全面
- 現状把握は読み取り専用の権限で行い、データ・設定は変更しません。
- API連携の利用はZohoのAPI上限の範囲内で行い、通常業務には影響しません。
- 取得した情報の取り扱い（保管場所・保管期間）は、ご契約時に取り決めます。
4-3. 対応範囲
設定対応の基本方針
Phase 1の設定改修は、Zoho CRMの標準項目と標準設定（項目・選択肢・必須設定・レイアウト・入力規則・ワークフロー・ビュー・権限など）で対応できる範囲にとどめます。関数（Deluge）などの複雑な処理や、キャンバス画面上の入力項目への対応は行いません。
| 区分 | 対応方針 |
|---|
| 標準項目・標準設定 | 対応します（Phase 1の設定改修の中心） |
| 関数（Deluge） | 原則対応しません。ただし、項目値の自動更新など一部の簡易的なものであれば対応できる場合があります（内容を確認のうえ個別にご相談） |
| キャンバス（Canvas） | 難しい事項です。キャンバスはAPIでの取得・編集に対応していない可能性が高く、当社の進め方（API＋AI）では解析・改修ができません。画面上での手作業が必要になるため、Phase 1では改修を行わず、現状の確認と編集方法のレクチャーにとどめます |
含むもの
- 現状設定の棚卸しと可視化（API取得＋AI解析、営業リーダー様への確認ヒアリングを含む）
- 【必須】スプレッドシートの情報をZoho CRMへ入力する際のルール設定：どの情報を、誰が、どのタイミングで入力するかを決め、二重管理をなくす
- 【必須】案件情報の入力ルール：商談の項目の更新、ステージの更新について、入力タイミング・担当・必須項目を定め、標準設定で入力規則を設定
- 【必須】取引先と連絡先の紐付け運用：連絡先を必ず取引先に紐付けるルールと手順、既存の名刺データの紐付け方法、活動履歴の記録ルール。紐付けができていれば、次のステップでZoho Campaignsと連携する際もそのまま配信リストとして使えます
- ビューと各画面での状況確認・データ更新の手順：レポート・ダッシュボードは作らず、ビュー（一覧）と各レコード画面で状況を確認し、その場で更新できる手順を整備
- 運用手順書・設定ドキュメント・定例アジェンダ雛形
- 上記に伴う設定改修（標準項目・標準設定の範囲）
- 稼働目安：約3人日
含まないもの
- 関数（Deluge）などの複雑な処理、外部API連携など、コード開発を伴う実装（一部の簡易的な関数は個別にご相談）
- キャンバス画面上の入力項目への対応、キャンバス画面の新規作成・改修（難しい事項。現状確認と編集方法のレクチャーは含みます）
- メール配信の設定（Zoho Campaignsとの連携、配信リストの作成、送信ドメインの認証など）。準備の手間が大きいため、次のステップ（Phase 2）で対応
- レポート・ダッシュボードの作成（売上予測レポートを含む。Phase 2で対応）
- Money Forwardとの請求書連携の再構築
- データの一括クレンジング作業（手順の整備までを含み、実作業は御社で実施）
必要に応じて別途お見積り、またはPhase 2で対応します。
4-4. 費用
| プラン | 内容 | 費用（税別） |
|---|
| Phase 1 | 上記の範囲すべて | 200,000円 |
4-5. すぐできるコスト削減：年間払いへの切り替え
| 契約 | 単価（1ユーザー/月） | 3ユーザーの月額 | 年額 |
|---|
| エンタープライズ・月間払い（現状） | 7,080円 | 21,240円 | 254,880円 |
| エンタープライズ・年間払い | 5,660円 | 16,980円 | 203,760円 |
| 差額 | | | ▲51,120円／年 |
Phase 2（Zoho Oneなどへの切り替え）を検討する場合は、二重契約にならないよう、切り替え時期を決めてから年間払いへの変更を判断してください。
5. 個別テーマの考え方
5-1. 月次のインフルエンサーリスト配信（メール／LINE）
- メール：Phase 1では、配信の土台となる取引先と連絡先の紐付けまでを整えます。紐付けができていれば、取引先側の条件で配信先を絞り込み、Zoho Campaigns（Zoho One・CRM Plusに含まれます。単体ではメール500通／月で月額420円〜）に連携しやすくなります。Campaignsとの連携、配信リストの作成、送信ドメインの認証（なりすまし対策・到達率の確保に必要な設定）は準備の手間が大きいため、次のステップ（Phase 2）で行います。
- LINE（個別メッセージ）：Zohoから個人LINEへ自動送信することは、現実的ではありません。そこで次のステップで、「配信手段＝LINE」の連絡先を一覧化し、毎月の送信タスクを担当者に自動で割り当て、送信済みを記録する運用にします。手間は減り、送り漏れがなくなります。
- LINE公式アカウントでの配信に移る場合の連携は、Phase 2で検討します。
5-2. 売上予測レポート
- Phase 1：レポート・ダッシュボードは作りません。まず入力ルールを定着させ、ビューと各画面で案件の状況を確認・更新できる状態にします。正しいデータがそろうことが、売上予測の前提になるためです。
- Phase 2：Zoho Analytics を使い、過去実績との比較や着地予測まで含めた経営向けダッシュボードを作ります。
5-3. Money Forwardとの請求書連携
- 「Zohoでチェックを入れると請求書が作成される」仕組みは再構築できます。ただし関数（コード）の開発が必要なため、Phase 2の対象とします。
- 補助金の対象になるのは申請したITツールに対応する作業だけです。Money Forward側の業務フロー整備は、補助対象とは分けて別途お見積りします。
6. Phase 2：デジタル化・AI導入補助金2026の活用
6-1. 制度の概要（通常枠）
| 制度名 | デジタル化・AI導入補助金2026（旧IT導入補助金）通常枠 |
|---|
| 補助額 | 5万円以上150万円未満（1プロセス以上）／150万円以上450万円以下（4プロセス以上） |
|---|
| 補助率 | 原則1/2以内（地域別最低賃金に近い水準で雇用している従業員が一定割合以上いる場合は2/3以内） |
|---|
| 補助対象経費 | ソフトウェア購入費、クラウド利用料（最大2年分）、導入関連費（導入・活用コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・研修、保守サポート）。役務の上限は200万円 |
|---|
| 主な申請要件 | GビズIDプライムの取得、SECURITY ACTION（★一つ星以上）の宣言、労働生産性を年平均3%以上向上させる3年間の事業計画。補助額が150万円以上の場合は賃上げ計画が必須 |
|---|
| 申請方法 | 登録済みのIT導入支援事業者と共同で申請（1社につき通常枠は1申請のみ） |
|---|
| 次の締切 | 2026年10月30日（金）17:00（交付決定 2026/12/10予定、事業実施期限 2027/5/31予定）。それ以降は未公表 |
|---|
| 支払い | 補助金は後払いです。いったん全額をお支払いいただき、実績報告のあと交付されます。その後3年間は効果報告が必要です |
|---|
前回のお打合せで「2/3程度が補助される」とお伝えしましたが、2026年の通常枠は原則1/2です。訂正いたします。
6-2. 補助対象になるかの確認（重要）
- 交付決定より前に契約・支払いをしたITツールは対象外です。
- 導入済みソフトウェアの増台・追加ライセンス・リビジョンアップ・機能追加は対象外です。Zoho CRM（エンタープライズ）から Zoho One／CRM Plus への切り替えが「新規導入」と認められるかは、申請前に事務局とZoho社へ確認します。確認が取れない場合は、補助金を使わない進め方をご提案します。
- 補助金は申請した内容どおりに実施した経費だけが対象です。申請と異なる作業を補助金で賄うことはできません。当社は、申請範囲と実施範囲を一致させた見積り・契約でご支援します。
6-3. Zohoプランの比較（Zoho公式価格・税別）
| プラン | 単価（年間払い・月額換算） | 3ユーザーの2年総額 | 主な内容 | 適合 |
|---|
| Zoho CRM エンタープライズ（現状） | 5,660円
月間払い 7,080円 | 407,520円
月間払い 509,760円 | CRM単体 | 現状維持。補助対象外 |
| Zoho One（全従業員プラン） | 5,240円
月間払い 6,370円 | 377,280円
全従業員3名の場合 | CRMを含む45以上のアプリ（Campaigns、Analytics、Flow、Books、Forms、Sign、Creator等） | ◎ 推奨 |
| Zoho One（ユーザー単位プラン） | 12,740円
月間払い 14,870円 | 917,280円 | 同上（一部ユーザーのみ契約） | △ 割高 |
| Zoho CRM Plus | 8,070円
月間払い 9,770円 | 581,040円 | CRM＋Campaigns、SalesIQ、Desk、Social、Projects、Survey、Analytics | ○ 営業・マーケ特化なら有力 |
Zoho One 全従業員プランの注意点：パート・契約社員を含む全従業員分のライセンスが必要です。全従業員数がCRMを使う人数（3名）より多い場合は、その人数で再試算します（例：5名なら2年で628,800円）。キャンバスなど今の設定をそのまま使えるかは、切り替え前に確認します。
当社の推奨：全従業員数が少なければ Zoho One（全従業員プラン） です。現状の月間払いより安く、メール配信（Campaigns）、売上分析（Analytics）、外部連携（Flow）まで追加費用なしで使えます。
6-4. Phase 2の対応候補
| テーマ | 内容 | 使うツール |
|---|
| 月次配信の自動化 | 送信ドメインの認証、Zoho Campaignsとの連携（取引先・連絡先からの配信リスト作成）、メール一斉配信、開封・クリックの把握、LINE送信タスクの自動作成 | Campaigns / CRM |
| 売上予測ダッシュボード | 確度・ステージ別の着地予測、前年比較、タレント別の売上 | Analytics |
| 請求書連携の再構築 | Zohoで確定した商談からMoney Forward請求書を作成し、ステータスを戻す | CRM関数 / Flow |
| 顧客管理の高度化 | 名刺取り込み、ミーティングログのAI要約、取引先ごとの提案履歴 | CRM / Zia |
| 定着支援（活用コンサルティング） | 導入から6か月間の定例ミーティング伴走、データ品質チェック | ― |
Money Forward側の業務フロー整備は、Zohoの補助対象とは別の契約・別のお見積りにします。通常枠は1社1申請のため、Money Forwardを補助対象にしたい場合は、同じ申請に含められるかを申請前に確認します。
6-5. 費用と補助額の試算（例）
| ケース | ライセンス
Zoho One 3名・2年 | 導入関連費 | 補助対象経費 | 補助額（1/2） | 実質負担 |
|---|
| 標準 | 377,280円 | 1,000,000円 | 1,377,280円 | 688,640円 | 688,640円 |
| 拡張 | 377,280円 | 2,000,000円
役務の上限 | 2,377,280円 | 1,188,640円 | 1,188,640円 |
- どちらのケースも補助額は150万円未満です。このため賃上げ計画は必須ではありません（過去にIT導入補助金の交付を受けている場合は要件が変わります）。
- 役務の上限が200万円のため、3名規模の場合、補助額の上限は実質120万円前後になります（450万円の上限には届きません）。
- 金額は試算です。正式なお見積りは、対応範囲を確定してから提示します。
6-6. スケジュール（10/30締切を目指す場合）
- 10月上旬：補助金を使うかの判断、全従業員数の確認、GビズIDプライムの申請（発行まで時間がかかるため最優先）［御社］
- 10月中旬：SECURITY ACTIONの宣言、省力化ナビ／IT戦略ナビwithの実施（加点項目）、事務局への対象可否の確認［御社／当社］
- 10月下旬：事業計画の作成、交付申請（10/30 17:00締切）［当社が支援／御社が申請］
- 12月10日（予定）：交付決定 → 契約・発注・導入開始
- 2026年12月〜2027年5月：Phase 2の実施、支払い、実績報告（5/31期限）
- 実績報告後：補助金の交付、以降3年間の効果報告［当社が支援］
10/30に間に合わない場合は、次の締切（日程未公表）に回ります。その間は Phase 1 で整えた運用を回しながら準備します。
6-7. Phase 1（20万円）を補助対象に含める場合
Phase 1も、契約・着手・支払いのタイミングを交付決定後に合わせれば、補助金の対象に含められます。緊急度と費用負担のバランスで、次の3つから選べます。
| 進め方 | 内容 | Phase 1部分の負担（税別） | 留意点 |
|---|
| A. 今すぐ自己資金で実施 | 10月に着手し、Phase 1を11月中旬までに完了。Phase 2だけを補助金で実施 | 200,000円 | 退職前に現状を把握できる。今月中に整えたいというご要望に合う |
| B. Phase 1も補助金に含める | Phase 1とPhase 2を1つの申請にまとめ、交付決定（12/10予定）後に契約・着手 | 約100,000円
1/2補助の場合 | 着手は12月中旬以降。不採択の場合は補助なし。営業リーダー様の退職後になるため、API・AI解析の比重が高くなる |
| C. 分けて実施 | 退職前に必要な最小限（API・AIによる設定スナップショットの取得と、営業リーダー様への確認）だけ自己資金で実施。運用設計・設定改修・手順書化は補助対象として交付決定後に実施 | 自己資金分は別途お見積り
数万円程度を想定 | 自己資金分と補助対象分で同じ作業を二重に計上しないよう、作業範囲を明確に分ける |
- 補助金では、交付決定前に発生したコンサルティング費用（提案段階の作業、ツール選定作業を含む）は対象外です。B・Cの補助対象分は、交付決定後に契約・発注・作業・支払いを行います。
- 補助対象にできるのは、当社が事務局に登録した役務（導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・研修など）の範囲です。申請前に、Phase 1の作業がどのカテゴリーに当たるかを整理します。
- 当社のおすすめは A または C です。営業リーダー様の退職（今月末）前に現状を押さえることが、最も大きなリスク対策になるためです。
7. ご判断をお願いしたいこと
- Phase 1のご発注（20万円）、Phase 1を補助対象に含めるか（6-7のA／B／C）、営業リーダー様への確認ヒアリングの日程（10月中旬まで）
- 補助金を使うかどうかと、10/30締切を目指すか
- 全従業員数（Zoho Oneの費用試算に使います）、GビズIDプライムの取得状況
- 補助金でまとめて進めたいテーマ（月次配信、売上予測、請求書連携、その他ツール）
次のステップ
- 本提案へのご意見・ご質問をいただく
- Phase 1のご発注後、キックオフ（Zoho CRMへのetika用ユーザーの招待とAPI接続の設定。引き継ぎ資料があれば共有）
- 補助金を使う場合は、並行してGビズIDプライムの申請と事務局への確認を始める
出典（2026年10月1日時点で確認）
料金・制度は変わることがあります。ご契約・申請の前に、最新の情報を改めて確認します。